Галина Петровская

Содержание

Аспирантура: общие положения

Кандидатская диссертация

Как оформить диссертацию и автореферат

Сколько экземпляров диссертации нужно

Что нужно для представления диссертации в Совет

Как разослать автореферат

Об отзывах ведущей организации и официальных оппонентов

О чем надо позаботиться перед защитой

Оформление документов для ВАК

Выдержки из нового ГОСТа по оформлению текстовых документов (не приводится) см. "Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам. ГОСТ 2.105-95" (ред. от 22.06.2006)

Оформление диссертации (Строение и форматирование)

Описанный ниже процесс подготовки документов к защите диссертации не является официальной его версией. Это лишь описание того как это пришлось делать мне. Возможно, в Вашем случае процесс подготовки документов будет несколько отличаться.

Когда я готовила необходимые для представления диссертации к защите документы, я заметила одну странную особенность. Тот кто совсем недавно поучаствовал в этом бумажном марафоне мало что помнит о нем - бесполезно спрашивать у такого человека как оформляется та или иная бумага, и какая печать куда ставится. Можно развернуть дискуссию о психологических особенностях этого феномена, но это мало что изменит.

Единственный человек, который ориентируется во всех этих бумагах - секретарь Диссертационного Совета. Но он много раз принимал у соискателей и аспирантов подобные документы. Поэтому многие неочевидные для вас вещи для него сами собой разумеются, и ему просто в голову не приходит, что вы можете не догадываться о таких простых (для него) вещах, и вам их надо объяснять. Поэтому я, защитив диссертацию, по свежим следам записала свои бумажные приключения и надеюсь, что вам это описание поможет пройти "бумажный марафон" по оптимальному пути.

Как оформить диссертацию и автореферат

Сначала Вы пишите диссертацию. Правила ее оформления описаны в ГОСТе 2.105-95. Скажу честно, что я перед оформлением диссертации этот ГОСТ не читала и узнала о его существовании позже.

Как должны выглядеть титульная страница диссертации и обложка автореферата вы можете посмотреть чуть ниже на этой странице либо в Приложениях 5, 6 и 8 к Положению о диссертационном совете.

Сколько экземпляров диссертации нужно

Теперь пару слов о том, сколько экземпляров диссертации нужно. Считайте.

1. несброшюрованный второй экземпляр для микрофильмирования в ВНТИЦентр;
2. первый экземпляр в Российскую государственную библиотеку;
3. в библиотеку той организации, где вы защищаетесь;
4. научному руководителю (или научным руководителям, если их у вас двое);
5. в ведущую организацию;
6. оппонентам (здесь возможны варианты, иногда оппоненты любезно возвращают вам диссертацию);
7. вам

Получается 8 экземпляров, если у вас два оппонента и один научный руководитель. Но при современном уровне множительной техники и ее доступности это не сложно. Вспомните о тех безумцах, которые лет 15 назад и раньше, когда печатать можно было только на машинках, а отксерить что-то за деньги было просто невозможно, защищали диссертации.

Имейте в виду также, что если ваша организация в состоянии предоставить вам возможность размножить диссертацию или напечатать автореферат бесплатно, то вам нужно иметь достаточный запас времени. Обычно бесплатное пользование чем-то требует некоторого количества бюрократических процедур - подписать какие-то бумаги, подтверждающие ваше право на бесплатность, - а начальников не всегда можно сразу застать на месте.

Что нужно для представления диссертации в Совет

Для того, чтобы ученый секретарь Диссертационного Совета принял у вас документы к представлению диссертации к защите необходимы следующее:

1. Ваше личное заявление о приеме диссертации к защите этим cоветом, написанное от руки (или заполненное по форме) и завизированное председателем диссертационного совета.
2. Личный листок по учету кадров, заверенный по месту работы (2 экз.).
3. Нотариально заверенная копия диплома о высшем образовании (часто этого не требуют, если вы защищаетесь в той же организации где учились).
4. Удостоверение (справка из отдела аспирантуры) о сдаче экзаменов кандидатского минимума.
5. Диссертация.
6. Заключение той организации, где выполнялась работа, о представлении ее к защите.
7. Некоторые канцелярские принадлежности: их я уже не помню, по-моему, две папки-скоросшивателя, два больших конверта (А5) и почтовые открытки с написанными на них адресами. Все это вам лучше уточнить у Секретаря.
8. Автобиография.
9. Данные о ведущей организации, ваших официальных оппонентах и научном руководителе. Что касается ведущей организации, то нужно только ее название. Об оппонентах и научном руководителе нужны следующие сведения:
   • фамилия, имя, отчество;
   • ученая степень и звание;
   • номер и дата выдачи диплома о присвоении ученой степени (я вам советую сразу же еще узнать и название и шифр специальности оппонентов, это понадобится вам при оформлении документов уже после защиты);
   • паспортные данные: адрес по которому человек; прописан, дата рождения (число, месяц, год), серия и номер паспорта, когда и каким отделением милиции он выдан.

Посмотрите также Перечень документов, представляемых соискателем в диссертационный cовет. Есть некоторые различия. Я перечисляю те документы, которые с меня или с моих знакомых действительно потребовали. Иногда, на данном этапе, требуется меньше документов, иногда больше - зависит от диссертационного совета и секретаря совета.

И вот наконец cовет принял вашу диссертацию к защите. Узнайте, на какой день может быть назначена ваша защита: иногда может быть очередь из желающих защититься, или cовет не будет заседать некоторое время, например, из-за каникул. "Выбирая" день защиты Вы должны иметь в виду следующее:

1. автореферат должен быть разослан не позднее чем за месяц до защиты (на момент представления диссертации в cовет его у вас может не быть вообще);
2. отзывы оппонентов и ведущей организации должны быть датированы числом не позднее чем за 2 недели до защиты или быть вообще без даты (вы ее потом сами поставите).

Дополнение, присланное Ольгой:

От себя поясню, что апробацией у медиков называется доклад в ведущей организации. В физико-математических и технических советах апробацией называется "обкатка" положений работы на различных конференциях. - Г. Петровская.

Как разослать автореферат

Теперь вам предстоит заняться рассылкой автореферата. Список рассылки вам даст cекретарь cовета. Вот его примерный вариант, но он мало полезен (в основном, адресами библиотек), так как список индивидуален для каждого cовета, и, кроме того, дополнительные пункты в этот список вы должны будете вставить сами - это вы обсудите с научным руководителем, они будут зависеть от темы именно вашей диссертациию. У секретаря и у научного руководителя можно поинтересоваться сколько экземпляров автореферата надо напечатать (в моем случае было 70, в типографии мне тоже сказали, что в основном все печатают столько).

Что у вас должно быть готово к моменту рассылки автореферата:

1. во-первых, у вас должно быть необходимое количество экземпляров автореферата, подписанного секретарем cовета;
2. во-вторых, у вас должен быть напечатанный список рассылки (не тот образец, который вам дает cекретарь cовета, а ваш: с вашей фамилией и названием вашей диссертации), подписанный cекретарем. С этим списком и авторефератами, вложенными в конверты с написанными на них адресами, вы пойдете в экспедиционный отдел вашей организации. Они проштампуют список рассылки и сами все отошлют, либо (что более вероятно) список проштампуют, а отсылать будете все сами за свои деньги. Объясняю так подробно по следующей причине. Даже если вам сказали, что экспедиция не рассылает авторефераты из-за отсутствия денег, штамповать список идите все равно туда, а затем просто отправьте каждый конверт в обычном порядке по почте. Если штамповать пойдете на обычную городскую почту - будут проблемы (могут потребовать еще какой-то список, и дополнительную плату за каждый конверт).
3. у вас должен быть экземпляр диссертации, который вы отнесете в библиотеку, как только разошлете автореферат (помните фразу на обратной стороне обложки: "С диссертацией можно ознакомиться в библиотеке..."). Вместе с диссертацией в библиотеку надо отнести и два автореферата.
4. 7 экземпляров автореферата, скрепленных печатью (иногда не требуется) факультета (или института), вы отдаете секретарю совета. Количество экземпляров может быть другим, и этот пункт обычно предусмотрен в списке рассылки.

Об отзывах ведущей организации и официальных оппонентов

Теперь вам предстоит получить отзывы ведущей организации и официальных оппонентов. Если точно соблюдать бюрокротическую процедуру, то вы должны каждому из них принести письмо, подписанное Председателем Диссертационного Совета с просьбой дать отзыв на вашу диссертацию. Но эти письма требуются не всегда, поэтому либо можете их взять у секретаря Совета "на всякий случай" либо поинтересоваться сначала в ведущей организации и у оппонентов нужны ли им письма. В моем случае такое письмо потребовалось только в ведущей организации.

Отзыв ведущей организации должен быть утвержден руководителем организации (в моем случае это был Директор Института) и скреплен гербовой печатью.

Отзывы оппонентов должны быть подписаны ими и также скреплены гербовой печатью. В некоторых Советах требуют протокол заседания в оппонирующей организации, на котором заслушивался ваш доклад.

Кроме того, часто диссертант сам лично получает отзывы на автореферат.

Во многих местах принято, чтобы за отзывом диссертант приезжал с "рыбой" - черновым вариантом отзыва. Написание "рыб" - а их нужно по крайней мере три - пожалуй самая неприятная часть бумажной работы. После того как вы напишите диссертацию и автореферат, у вас в голове скорее всего "засядут" стандартныые, выверенные вами фразы, характеризующие вашу работу, и отвлечься от них будет трудно. А отзывы надо написать так, чтобы в них можно было ничего не править. Скорее всего оппоненты и представители ведущей организации что-то там исправят и добавят, но необязательно. Единственное что мне кажется разумным - писать черновики отзывов вместе с введением в диссертацию, когда "фразы-клише" еще не приелись.

О чем надо позаботиться перед защитой

Непосредственно перед защитой (за день, за два, за три, можно раньше) вам нужно будет:

1. напечатать бюллетени для голосования или заполнить готовые бланки, которые вам даст секретарь совета;
2. составить и распечатать Заключение по вашей диссертации, которое члены совета утвердят после того как вы защититесь. Примерного вида заключение скоро будет размещено на сайте. Классификационные признаки диссертации, которые необходимо указать в заключении можно найти здесь, а общие слова о том каким оно должно быть в пункте 35 Положения о порядке присуждения научным и научно-педагогическим работникам ученых степеней и присвоения научным работникам ученых званий.

   Бюллетеней и экземпляров Заключения должно быть столько же сколько членов Совета.

По поводу классификационных признаков диссертации вот такую информацию прислала Людмила 2 июня 2001 года:

Во время доклада вам скорее всего понадобятся какие-то технические средства, чтобы показывать слайды, прозрачки или что-то еще. Позаботьтесь о них заранее. Выясните, кто их устанавливает в аудитории (это можно узнать у секретаря совета) и предупредите этого человека. Как это происходит в той организации и в том совете, где вы защищаетесь поинтересуйтесь сами, чтобы перед докладом не нервничать по этому поводу.

Думаю, что у вас будет возможность прочитать отзывы за несколько дней до защиты. Скорее всего оппоненты отдадут их вам при личной встрече. Там будут содержатся замечания. Продумайте свои ответы на них заранее и запишите. Помните, что кроме ответа по сути замечания очень важна форма, в которую вы этот ответ облекаете. Запись ответов даст возможность "отшлифовать" эту самую форму.

Когда вы будете после защиты готовить документы для ВАКа вам понадобится стенограмма заседания совета. Для этого есть стенографистка, она все записывает. Но стенографистка скорее всего не специалист в вашей области и пишет все на слух, поэтому бывает полезно попросить коллег, которые придут за вас "болеть" записать вопросы, которые вам будут задавать. Ответы потом напишите сами.

Оформление документов для ВАК

Наконец-то вы защитились и даже отпраздновали это событие.

Но формально кандидатом вы станете только после того как ВАК утвердит этот факт и выдаст вам диплом. А для этого надо оформить еще некоторые документы. Их достаточно много, но приятно то, что теперь укладываться в какие-то сроки вам не надо. Лучше конечно все сделать побыстрее, но теперь это уже ваше личное дело.

Итак, во ВНТИЦентр вы отправляете:

1. второй несброшюрованный экземпляр диссертации, подписанный автором на титульном листе;
2. автореферат, подписанный автором, ученым секретарем, скрепленный печатью факультета (или университета);
3. учетная карта диссертации (УКД), подписанная председателем совета, руководителем организации, скрепленная гербовой печатью. Бланк карты вам дает секретарь совета, ее надо заполнять на машинке, впечатывать в определенные поля соответствующую информацию. Неприятно тем, что на принтере не заполнишь, надо искать машинку. Скоро на сайте будет размещен компьютерный вариант учетной карты, в которую нужно будет только вставить свои данные и распечатать. Для заполнению этой карты вы должны знать полное и сокращенное название, к какому министерству относится, почтовый адрес, телефон и факс организации, в которой вы выполняли работу и той, в которой защищались. Нужны еще фамилии и инициалы научного руководителя и оппонентов, а также их специальности (по которым у них есть ученая степень) и шифры специальностей. Если знаете специальность, но не знаете шифр, посмотрите список кандидатских диссертационных cоветов МГУ или список докторских советов МГУ, может быть найдете там.
4. сопроводительное письмо, подписанное секретарем

В Российскую государственную библиотеку вы отправляете:

1. переплетенный экземпляр диссертации;
2. автореферат, подписанный автором, ученым секретарем, скрепленный печатью факультета (университета);
3. маленькая учетная карта (дает секретарь, заполняете сами, там все просто: фамилия, название диссертации)

Секретарю вы приносите квитанции с почты о том, что эти документы отправлены. Вы также приносите напечатанную вами стенограмму заседания ученого совета (2 экз.). Вы должны предварительно встретиться со стенографистской, взять у нее черновик и на его основе напечатать стенограмму (или попросить об этом стенографистку). Вы также печатаете и приносите Секретарю справку о выдаче вам диплома кандидата наук (3 экз.) - не удивляйтесь эти документы отправляются в ВАК. На обоих документах должны быть печати: факультетская или гербовая университетская.

Секретарь раскладывает имеющиеся в деле документы в две папки. Папку с документами, предназначенными для ВАКа, Секретарь вручает вам, и вы везете ее в ВАК (так происходит в Москве, из других городов секретарь ученого совета высылает документы почтой или это делаете вы сами). При этом Секретарь дает вам опись документов, имеющихся в аттестационном деле. На нем сотрудник ВАКа, принявший у вас бумаги должен расписаться (не помню, ставится ли там еще какая-то печать), и вы возвращаете эту опись Секретарю.